[Web-trans] «Практикум по современно му секретарскому делу»

[«Практикум по современному секретарскому делу» Н икитин]

«ПРАКТИКУМ ПО СОВРЕМЕННОМУ СЕКРЕТАРСКОМУ ДЕЛУ»
19- 20 октября 2004 года
Мы с удовольствием предоставим Вам подробную программу и условия участия по телефону (095) 913  84  42 

 

Секретарь-помощник руководителя.  Работать секретарем  трудно. Трудно, но интересно!

И если Вы  секретарь, администратор офиса или помощник руководителя  -  Вам нравится Ваша работа,и Вы хотели бы добиться в ней успеха, то наш практикум  для Вас.

__________________________________________________________________________________

 

В ПРОГРАММЕ:

19 октября: Роль и место секретаря в работе организации

·        Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Профессиональная уверенность.

·        Профессиональный имидж. Культура речи. Организация рабочего места и рабочего времени

Основы деловой коммуникации.

·        Правила ведения деловой беседы. Умение слушать собеседника. Управление беседой с помощью вопросов.

Ведение телефонного разговора в офисе.

·        Если позвонили Вам. Если звоните Вы. Телефонный разговор в отсутствие руководителя. Общение с «проблемными» абонентами. Телефонный этикет.

Прием посетителей в офисе.

·        Место для приема посетителей. Представление посетителей руководителю. Визитные карточки: их виды и использование. «Проблемные» посетители и их прием. Общение с посетителями, если их в данный момент не могут принять. Подача чая, кофе, прохладительных напитков в офисе.

Организация переговоров.

·        Оформление стола для переговоров. Встреча партнеров. Организация предварительной беседы в кабинете руководителя. Участие секретаря в проведении переговоров. Организация деловых приемов и культурной программы. Правила поведения во время приемов, презентаций. Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя.

Взаимоотношения с руководителем..

·        Лояльность,  умение защищать интересы фирмы и руководителя, понимание задач, стоящих перед руководителем. Организация рабочего времени руководителя. Защита от нежелательных посетителей и  телефонных разговоров. Приоритетность выполнения поручений. Строгое соблюдение конфиденциальности. Рекомендации и предостережения по общению с руководителем

Взаимоотношения в коллективе.

·        Особенности должностной позиции секретаря (передача поручений руководителя, информированность и т.п.). Строгое соблюдение субординации, умение держать необходимую дистанцию. Доброжелательность. Роль секретаря в поддержании благоприятного психологического климата в коллективе. Соблюдение традиций, норм и правил поведения, принятых в организации. Возможные проблемы в общении с сослуживцами и пути их решения, предупреждение конфликтов. Основы саморегуляции, преодоление стресса и усталости

20 октября: Организация делопроизводства в работе секретаря

·        Роль и место делопроизводства организации в управленческом процессе. Классификация документов.

Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства организации.

·        Требования к оформлению документов в соответствии с новым ГОСТ Р 6.30-2003. Порядок оформления, виды бланков организации. Составные части (реквизиты) документа. Подписание, согласование и утверждение документа. Удостоверение печатью. Анализ характерных ошибок, допускаемых при оформлении документов.

Документационное закрепление структуры и штата организации

·        Cтруктура и штатная численность, штатное расписание. Организационные документы: положения, инструкции, правила.

·        Документирование работы коллегиальных органов. Особенности ведения и оформления протоколов.

·        Документальное оформление управленческих решений руководства организации: приказы, указания, распоряжения, решения.

Информационно-справочная документация.

·        Оформление актов, справок, объяснительных записок. Ведение внутренней и внешней переписки: докладные и служебные записки, письма.

Организация документооборота.

·        Типовая инструкция по делопроизводству, утв. Приказом Росархива от 27.11.2000 № 68. Формы и порядок регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции. Контроль сроков исполнения документов. Ведение контрольных картотек.

Составление номенклатуры дел.

·        Определение сроков хранения документов. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утв. Руководителем Росархива 06.10.2000. Экспертиза ценности документов. Порядок работы и Положение об экспертной комиссии предприятия.. Формирование и оформление дел. Особенности оформления дел постоянного и долговременного сроков хранения. Составление и оформление внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Порядок уничтожения документов.

Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну.

Ответственность руководства организации за состояние документального фонда.

·        Штрафные санкции, налагаемые архивными органами за несанкционированное уничтожение и гибель документов, несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения.

 

В процессе проведения семинарского занятия предусмотрено обсуждение практических ситуаций, ответы на вопросы слушателей.

 

По желанию Вы можете принять участие в любом дне семинара .

 

Всем подавшим заявки до 14 октября предоставляются дополнительные скидки!

 

Мы с удовольствием предоставим Вам подробную программу и условия участия по телефону (095) 913  84  42