Эффeктивный ceкpeтapь, Имидж, Этикeт, Дeлoпpoизвoдcтвo, Paбoтa в oфиce

[Elena_Nikolaevna]

Департамент образовательных программ консалтинговой компании "ОПТИМА ПРОЕКТ" приглашает секретаря, личного помощника руководителя вашей компании на блок-семинар:
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И РАБОТА СЕКРЕТАРЯ В ОФИСЕ
7 – 9 октября 2004 г.
СЕМИНАР: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ОРГАНИЗАЦИИ
7 октября 2004 г. (10.00 – 17.00, перерывы, обед, стоимость: 2 500 руб. без НДС)
Автор: Кузнецова Т.В. Профессор, зав. кафедрой Документоведения Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ). Главный редактор журнала “Делопроизводство”, “Секретарское дело”. Автор книг по секретарскому делу и делопроизводству.
Содержание семинара:
1.Новая нормативно-правовая база делопроизводства. Современная нормативно-правовая и методическая база делопроизводства: Государственный стандарт с требованиями к оформлению документов; Типовая инструкция по делопроизводству и др.
2.Организация делопроизводственной службы и работы секретаря.
2.1.Место службы в системе управления, основные задачи, функции, права. Структура службы делопроизводства, её состав, требования к персоналу. Место секретаря в структуре управления. Требования к секретарю: профессиональные и личностные.
2.2.Организационные документы: положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников службы делопроизводства, инструкция по делопроизводству.
2.3.Должностные инструкции секретарей различных категорий.
3.Основные правила составления и оформления документов.
3.1.Общие требования к оформлению документов: бланк, виды бланков; требования к оформлению реквизитов документов; реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа; понятие копии и подлинника, виды копий, порядок удостоверения и оформления копий.
3.2.Общие требования к тексту документа. Сценарий составления документов. Типовые тексты, таблицы, анкеты. Лингвистические особенности служебных документов. Заголовок к тексту.
3.3.Требования к составлению организационно-распорядительных документов: организационные документы (устав, положение, правила, инструкции); распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания); информационно-справочные документы (акты, справки, объяснительные и докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы).
4.Организация документооборота
4.1.Понятие документооборота и его основные этапы. Организация приёма, доставки, отправки документов. Учёт объёма документооборота.
4.2.Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов: регистрация документов и её значение; формы регистрации; контроль за сроками исполнения документов; технология ведения контроля.
5.Систематизация и обеспечение сохранности документов.
5.1.Понятие номенклатуры дел, виды, работа с номенклатурой. Формирование и хранение дел.
5.2.Экспертиза ценности документов: понятие и проведение. Виды сроков хранения документов. Перечни документов со сроками хранения, порядок пользования ими. Порядок уничтожения дел.
6.Архив фирмы. Значение, функции, виды работ с документами, правовая основа деятельности, положение об архиве.

Семинар: УСПЕШНЫЙ ИМИДЖ, ЭТИКА И ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ СЕКРЕТАРЯ, ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ
8 октября 2004 г. (10.00–17.00, перерывы, обед, стоимость: 2 500 руб. без НДС)
Автор: Кобзева В.В. Кандидат социологических наук. Преподаватель курса “Деловой этикет” МГУМО. Автор книги “Этикет в вопросах и ответах”, программ семинаров и тренингов для секретарей “Имидж и этикет в бизнес-коммуникациях”, “Успешный имидж и деловой этикет помощника руководителя”, “Управление стрессом”, публикаций “Деловой женщине: маленькие секреты элегантности” - журнал “Протокол и этикет”.Постоянный автор журналов “Секрет фирмы”, “Справочник по управлению персоналом”, “Протокол и этикет”, “Элитный персонал”, “Деньги”. Бизнес-тренер, коуч-консультант. Многолетний опыт работы преподавателем и консультантом по проблемам этикета, имиджа, фирменного стиля в российских и зарубежных компаниях, Бизнес-школах, институтах и Учебных Центрах г. Москвы.
Содержание семинара:

Позитивный деловой имидж и бизнес-этикет как слагаемые успеха секретаря, помощника руководителя. Понятия имиджа и делового этикета. Зачем нужен имидж? Имидж и карьера. Имидж секретаря, помощника руководителя, корпоративная культура и имидж компании. Позитивный деловой имидж и деловая коммуникация – какая связь?

Формирование имиджа внешними средствами. Основы психологии деловой одежды. Закономерности делового стиля. Требования делового этикета к внешнему облику секретаря, помощника руководителя. Основные ошибки деловых женщин в оформлении внешности.

Невербальный канал общения в деловой коммуникации. О чем говорят невербальные послания. Мимика как важнейший передатчик информации о личности. Жесты и позы, формирующие позитивный имидж. Требования делового этикета к невербальному поведению секретаря, помощника руководителя.

Деловая беседа как важнейшая форма деловой коммуникации. Подготовка, моделирование, проведение деловой беседы. Налаживание контакта. С чего начать и чем закончить? Активное слушание. Факторы успеха деловой беседы.

Рабочее место секретаря. Эргономика. Освещение, расстановка предметов, дизайн и др. Рекомендации и запреты.

Этикет деловой беседы по телефону. Подготовка делового телефонного звонка. Настройте свой голос. Телефонные “табу”. 10 телефонных “грехов” секретаря, помощника руководителя.

Взаимоотношения с руководителем. Соблюдение субординации. Понимание задач, стоящих перед руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Лояльность. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях, в период больших организационных и эмоциональных перегрузок. Секретарь как член “команды”. Руководитель-мужчина и секретарь-женщина. Руководитель и секретарь – женщины. Руководитель-женщина и секретарь-мужчина. Необходимая дистанция. Конфиденциальность. Защита интересов руководителя. Профилактика сексуальных домогательств на рабочем месте. Нормы поведения и отношения мужчин и женщин на работе. Командировка с секретарем.

Взаимоотношения в коллективе. Особенности взаимоотношений. Женский фактор на работе. “Трудные люди”. Умение быть доброжелательной, требовательной в рамках служебных полномочий. Умение сказать “нет”, держать дистанцию. Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.

Протокольные вопросы организации переговоров. Деловые приемы. Организация приема посетителей. Особенности приема различных категорий посетителей. Имидж приемной руководителя.

Правила и условности делового этикета. Этикет приветствий и представлений в деловой сфере. Визитные карточки как атрибут деловой коммуникации. Психологически грамотные комплименты. Конструктивная критика. Подарки в деловой жизни.

ТРЕНИНГ: ЭФФЕКТИВНЫЙ СЕКРЕТАРЬ
9 октября 2004 г. (10.00 – 18.00, перерывы, обед, стоимость: 3 350 руб. без НДС)
Тренер: Гайворонская Т.А. Практический психолог, тренер–консультант с 15-летним опытом работы в коммерческих структурах. Многолетний опыт проведения тренингов и консалтинговых услуг, практического консультирования по вопросам ведения переговоров, в том числе телефонных, преодоления конфликтов, имиджа, этики, этикета, планирования рабочего времени, искусства успешного общения и продаж, управление офисом. Имеет авторские программы в области бизнес-обучения. Автор публикаций и методических пособий различных направлений психологии, эксперт телевизионных передач, консультант журнала “Домашний очаг”.
Цели тренинга:

Формирование представления об обязанностях, функциях и роли секретаря в организации;

Приобретение и отработка навыков, умений и знаний в области делового общения, планирования рабочего времени.
Программа тренинга:

Основные цели и задачи, личностные качества секретаря

Имидж, этикет секретаря

Взаимоотношения с руководителем и коллегами

Функциональные обязанности секретаря: телефонное обслуживание и прием посетителей; подготовка переговоров и совещаний, деловых встреч; организация поздравлений, ведение документации.

Организация эффективной работы секретаря: планирование своего рабочего времени, рабочего времени руководителя; организация приема посетителей и работы приемной в целом; организация рабочего места и работы с документами.

Эффективные коммуникации: основные механизмы и закономерности эффективного общения; психологические типы и способы взаимодействия с каждым из них; техники активного слушания, умение задавать вопросы, основные приемы аргументации, методы и приемы работы с возражениями.
Формы проведения тренинга: ролевые игры с использованием видеосъемки:

“телефонные переговоры” (входящий звонок, исходящий звонок, деловые переговоры с руководителем, с сотрудниками офиса, разговор по телефону с трудным оппонентом), “прием посетителей”, “переговоры с руководителем” (прием распоряжения, отчет о работе, информирование руководителя);

направленные на отработку навыков взаимодействия с внешними и внутренними клиентами по вопросам контроля исполнения и прохождения документов: “контроль исполнения”, “контроль поступления документа”, “контроль сроков”, “напоминание”;

практические занятия по планированию рабочего времени с учетом имеющегося объема работ каждого участника группы;

направленные на отработку навыков эффективного общения: “установление контакта”, “активное слушание”, “опрос”, “обработка сомнений и возражений”, “завершение контакта”, “подстройка и ведение” партнера по общению, “конфликтные люди” и др. Участники обеспечиваются справочным, информационным материалом. Выдаются сертификаты.
Участвовать в семинарах возможно как по отдельности, так и в полном блоке с 10%-ой скидкой.
Стоимость участия в блок-семинаре: 7 500 руб. без НДС
Для дополнительной информации и по вопросам участия обращаться:
Тел.: (O95) 51O - 89 91, тел/факс: (O95) 951 - 59 45
Ответить на письмо: ответ

Если инфoрмaция пoдoбнoгo рoдa Вaс нe интeрeсуeт: отказ